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Cómo adaptar los formularios al RGPD para que tu web sea legal

Cómo adaptar los formularios al RGPD para que tu web sea legal

Querido bloguero, infoproductor, fotógrafo, psicólogo, coach… o cualquier persona / empresa que tenga un sitio web en el que recoja datos de los usuarios, este post es importante para ti, pues tienes que adaptar los formularios al RGPD.

Desde el 25 de mayo de 2018 está en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) a nivel europeo.

Este reglamento afecta directamente a quiénes recogemos datos personales de lectores o suscriptores en nuestro sitio web.

Por lo tanto, como estoy convencido de que en tu web o blog tienes algún formulario de contacto o de suscripción, en este post te voy a enseñar cómo adaptar tus formularios en Divi al nuevo RGPD.

Si quieres conocer todos los detalles legales y fiscales del nuevo reglamento, te recomiendo leer este post de Marina Brocca, experta en legalidad online.

Cómo conseguir una web legal y 100% RGPD sin morir en el intento.

Nuevo RGPD: ¿Qué cambios tienes que hacer en tu sitio web?


Adaptar los formularios de una web al nuevo RGPD requiere de una serie de pasos que te voy a explicar de forma detallada en este post.

En concreto, los cambios que necesitas aplicar en tu web son los siguientes:

  • Nuevos textos legales: política de privacidad, viso legal, política de cookies y límite de responsabilidad.
  • Consentimiento expreso por parte del usuario. Todos tus formularios deben incluir un check de aceptación de la política de privacidad del sitio web (los de contacto, suscripción y comentarios).
  • Nuevas coletillas legales. Además, en todos los formularios hay que incluir una información básica sobre protección de datos.

En consecuencia, te voy a enseñar cómo añadir el check de aceptación de la política de privacidad en tus formularios de contacto y de suscripción.

¡Vamos allá!

Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi


En primer lugar, voy a empezar por los formularios de contacto, que son más sencillos de adaptar y no requieren de ninguna elementos externo (como es el caso de los de suscripción, donde entra en juego el proveedor de Email Marketing que utilices).

Voy a tomar como ejemplo el formulario que tengo habilitado en mi página de contacto.

Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi

Como puedes ver, los elementos que debe incluir el formulario son:

  • El propio formulario.
  • La casilla de aceptación de la política de privacidad.
  • Tus datos o los de tu negocio:
    • Responsable.
    • Finalidad.
    • Legitimación.
    • Destinatarios.
    • Derechos.

Estos son los pasos que necesitas para adaptar tus formularios actuales al nuevo RGPG y conseguir un formulario similar al mío:

1) Añades un nuevo campo en el formulario (al que vas a llamar RGPD)

Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi

2) Configuras el campo de la siguiente forma:

  • Identificación de campo. Lo dejas vacío (se generará un código automáticamente).ingleses sin caracteres especiales y espacios. Yo he dejado el identificador que pone Divi por defecto: Field_4.
  • Título.Yo le he llamado RGPD, pero también puedes llamarle de otra forma (consentimiento, lega o como quieras) o simplemente poner un asterisco (*).
  • Tipo. Aquí debes definir el tipo de campo, en este caso checkboxes.
  • Opciones. Añades una única opción con el texto que acompaña a la casilla de aceptación de la política de privacidad. En mi caso, he puesto: Acepto la (de momento eso).
  • Campo obligatorio. Seleccionas esta opción para que la aceptación de la política de privacidad sea obligatoria.
Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi
Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi

3) Enlace a la política de privacidad

Sin salir de las opciones del campo, debes enlazar el check de privacidad con tu política.

Para ello, clicas en el icono del enlace y completas los dos campos que te solicita:

  1. URL a tu política de privacidad.
  2. Añades el texto «política de privacidad» (o el que quieras).
Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi
Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi

Guardas todos los cambios y el resultado es un formulario similar a este:

Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi

4) Coletilla legal

El último paso es añadir la coletilla legal con todos los datos, ya sean tuyos, de tu negocio o tu empresa.

Aquí puedes añadir otro modulo de texto e incluir toda esa información.

Otra opción es hacerlo con un módulo de conmutador, como he hecho yo, que cuando se abre, queda de la siguiente forma:

Cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi

Y hasta aquí todos los pasos para adaptar tus formularios de contacto en Divi al nuevo RGPD.

¡Vamos allá!

Ahora que ya sabes cómo adaptar al RGPD los formularios de contacto en Divi, te voy a explicar cómo hacerlo en las diferentes plataformas de Email Marketing.

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite


Empiezo por Mailerlite, que es el proveedor de Email Marketing que utilizo en estos momentos en mi web.

Para crear un nuevo formulario en Mailerlite e insertarlo en tu web debes ir a: Formularios > Formularios incrustados > Crear un nuevo formulario.

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite

Lo primero que te pide es que pongas un nombre a ese formulario de suscripción (en mi caso, le llamaré «prueba»:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite

El siguiente paso es seleccionar los destinatarios, es decir, en qué grupo (o grupos) se van a guardar esos suscriptores. Puedes seleccionar uno, varios o todos:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite

Una vez le has puesto el nombre y has seleccionado el grupo de suscriptores, llegas a la pantalla de edición y creación del formulario de suscripción.

Aquí puedes modificar y personalizar todos los elementos a tu gusto, tanto de propio formulario como del mensaje de éxito cuando alguien se suscribe:

  • Campos
  • Tipografías
  • Estilo
  • Colores
  • Formas
Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite

Para añadir el check de aceptación de la política de privacidad en el formulario de Mailerlite, tienes que ir a la pestaña «Ajustes» y marcar la opción «Confirmation checkbox».

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite

Una vez añadido el check, puedes personalizarlo, incluir el enlace a tu política de privacidad y la coletilla legal, como puedes ver aquí:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite

Cuando lo tengas todo listo, guardas el formulario y ya está listo para que lo insertes en tu web. Puedes hacerlo de varias formas:

  1. JavaScript
  2. HTML
  3. Popup al clicar en un botón

Solo tienes que pegar el código en la parte de tu web donde quieres que aparezca el formulario:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailerlite

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailchimp


Ahora que has visto cómo adaptar tus formularios de suscripción con Mailerlite al RGPD, te voy a mostrar cómo hacerlo si usas Mailchimp, otra de las plataformas de Email Marketing más utilizadas.

Lo primero que tienes que hacer es habilitar el campo de RGPD en tus listas de suscriptores. Para ello, debes seguir los siguientes pasos:

1. Vas a Audiencia (audience).

2. Seleccionas todas las audiencias (view audiences).

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailchimp

3. Dentro de audiencias, eliges la listas de suscriptores que quieres adaptar al RGPD (tendrás que hacerlo en todas, de una en una).

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailchimp

4. Seleccionas la primera opción: Audience name and defaults.

5. En «form settings» habilitas las dos opciones: doble opt-in + campos RGPD.

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Mailchimp

Guardas los cambios y ahora ya puedes crear un formulario de suscripción con Mailchimp adaptado al RGPD.

Crear un formulario de suscripción adaptado al RGPD en Mailchimp

Ahora que has activado las opciones RGPD en tu lista de suscriptores, es el momento de crear y configurar un nuevo formulario que incluya el check de aceptación de la política de privacidad.

Para ello, vas a Signup forms dentro de las opciones de tu lista de suscriptores y seleccionas la opción Form Builder.

Crear un formulario de suscripción adaptado RGPD en Mailchimp

Dentro del editor de formularios, verás como ya aparecen los campos y textos legales que acabas de configurar en las opciones de tu lista.

Crear un formulario de suscripción adaptado RGPD en Mailchimp

Añadir el check de aceptación de la política de privacidad en tu formulario de Mailchimp

Para incluir el check obligatorio de aceptación de la política de privacidad, debes añadir un nuevo campo en tu formulario.

Para ello: Add a field > Checkboxes y te aparecerá algo como esto:

Crear un formulario de suscripción adaptado RGPD en Mailchimp

Para configurar correctamente el check de privacidad, debes hacer los siguientes cambios:

  • Nombre del campo. Consentimiento / aceptación o algo similar (luego lo vamos a eliminar).
  • Campo visible.
  • Opciones. He leído y acepto la política de privacidad (o el texto que quieras poner en tu check).

A continuación, guardas los cambios y te habrá quedado un formulario similar a este:

Crear un formulario de suscripción adaptado RGPD en Mailchimp

Ahora que ya has configurado tu formulario, te voy a explicar cómo modificar su código y copiarlo para llevarlo hasta tu web.

Para ello, vuelves a Signup forms y seleccionas la opción Embedded forms.

Crear un formulario de suscripción adaptado RGPD en Mailchimp

Aquí ya puedes ver como en tu formulario aparece el check que acabas de añadir en el paso anterior.

Entonces, activa las opciones Show all fields y Show interest group fields, selecciona el código del formulario y copialo.

Crear un formulario de suscripción adaptado RGPD en Mailchimp

Ese es el código que debes pegar en tu web donde quieres que aparezca tu formulario de suscripción totalmente adaptado al RGPD.

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Active Campaign


Ahora te voy a explicar, paso a paso, cómo adaptar al RGPD un formulario de Active Campaing.

Lo primero que debes hacer dentro de tu panel de usuario es ir al apartado de formularios y crear uno nuevo:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Active Campaign

El siguiente paso es poner un nombre al formulario y elegir una acción, es decir, el objetivo de este formulario.

Hecho este, ahora se abre la página de edición del formulario:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Active Campaign

Para añadir el check de RGPD, debes incluir en el formulario el campo de política de privacidad arrastrándolo. Una vez lo hayas hecho, quedará así:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Active Campaign

El último paso es añadir la coletilla legal debajo del campo de RGPD que acabas de añadir. Para ello, debes arrastrar al formulario un nuevo campo (código HTML) en el que pegar tu texto legal:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Active Campaign

Una vez tienes listo el formulario, ya puedes insertarlo en tu web de varias formas:

  • Con código HTML.
  • Como enlace.
  • En WordPress.
  • En Facebook.
Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con Active Campaign

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con GetResponse


Si utilizas GetResponse como proveedor de Email Marketing, aquí te explico cómo adaptar al RGPD los formularios de tu web con esta plataforma.

Lo primero que debes hacer es crear un formulario nuevo:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con GetResponse

Para diseñar un formulario, GetResponse dispone de varias herramientas:

  1. Asistente de construcción con un montón de plantillas.
  2. Aplicaciones de construcción con distintos formularios en función de su objetivo: descarga, suscripción, compra, etc.
  3. HTML plano.
  4. Integraciones con otras herramientas, como por ejemplo WordPress o Facebook.
Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con GetResponse

Yo te recomiendo usar la primera opción y escoger una de las plantillas que después podrás personalizar para darle el estilo de tu web.

Una vez dentro del editor de formularios, tienes disponibles diferentes campos que puedes incluir en tu formulario simplemente arrastrándolos.

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con GetResponse

Para añadir el campo de RGPD, simplemente tienes que elegir el último de todos (dentro de «sus campos personalizados»).

Cuando lo hayas arrastrado a tu formulario, puedes personalizar sus opciones según tus necesidades:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con GetResponse
  • Titulo o etiqueta: te recomiendo dejarla vacía.
  • Proporción / tamaño del acampo.
  • Valor seleccionado: te recomiendo dejarlo por defecto.
  • Campo obligatorio: mi consejo es que lo marques.
  • En el campo «instrucciones para el usuario» añades la coletilla legal.
  • Mensaje de error, si lo necesitas.

Y así quedaría este formulario de GetResponse con todos los campos configurados y adaptado al RGPD:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con GetResponse

Por último, solo te queda insertar el formulario en tu web pegando el código que se ha generado:

Cómo adaptar al RGPD tus formularios de suscripción con GetResponse

Cómo adaptar al RGPD el formulario de comentarios de tu blog


Por último, te quiero explicar cómo adaptar los comentarios de tu blog al nuevo RGPD, donde también debes incluir un check para que los usuarios acepten tu política de privacidad.

El primer paso es instalar el siguiente plugin: WP Comment Policy Checkbox.

Este plugin se encarga de añadir una casilla de política obligatoria a cualquier formulario de comentarios y un enlace personalizado al texto de la política que se abre en una nueva pestaña.

Una vez instalado y activado, vas a Ajustes > Comentarios en tu panel de WordPress, donde puedes comprobar que ahora aparece una opción que antes no estaba, llamada Casilla de política en comentarios.

Adapta al nuevo RGPD los comentarios de tu blog

El siguiente paso es elegir la página de política de privacidad a la que quieras enlazar.

Para ello, debes desplegar la lista con todas las páginas de tu WordPress y elegir la página correspondiente.

Adapta al nuevo RGPD los comentarios de tu blog

Solo te queda guardar los cambios y abrir un post para comprobar que el check de la política de privacidad se ha activado y funciona correctamente en los formularios de comentarios de tu blog.

Aquí el resultado en este blog:

Adapta al nuevo RGPD los comentarios de tu blog

MEETUP: cómo legalizar y adaptar al RGPD una web hecha con Divi


Para terminar, te dejo la grabación de la MeetUp que hice con los chicos de Divi Madrid, donde explico con un caso práctico todo el proceso de adaptación al RGPD de una web con Divi y aprenderás:

  • Subir los textos legales correctamente.
  • Instalar los plugins necesarios para cumplir con la legalidad vigente en tu web.
  • Adaptar los formularios de contacto.
  • Adaptar los formularios de suscripción con el módulo opt-in y también con Bloom.
  • Adaptar los comentarios del blog con plugin y con el generador de temas.
  • Adaptar la página «finalizar compra» en WooCommerce por defecto y con el generador de temas.
  • Añadir correctamente la barra de cookies para que el usuario pueda aceptarlas, rechazarlas y ajustarlas.

Hasta aquí estas indicaciones para adaptar tus formularios de contacto, suscripción y comentarios al nuevo Reglamento General de Protección de Datos 😉

Desde que publiqué este post, las herramientas, plugins y plantillas que menciono han sufrido actualizaciones para adaptarse al RGPD, por lo que puede haber algunas diferencias en mis capturas.

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